e-Factura este un sistem digital de facturare, introdus de Guvernul României, care permite transmiterea și validarea automată a facturilor între firme și autoritățile fiscale prin intermediul ANAF. Începând cu 1 ianuarie 2024, toate firmele și PFA-urile din România sunt obligate să utilizeze acest sistem pentru tranzacțiile B2B (Business-to-Business). Pentru B2G (Business-to-Government), e-Factura este obligatorie de la 1 iulie 2022. Implementarea acestui sistem face parte din eforturile de digitalizare fiscală și de combatere a fraudei și evaziunii fiscale la nivel național.

Cine trebuie să folosească e-Factura?
Toate firmele și PFA-urile din România, indiferent dacă sunt plătitoare sau neplătitoare de TVA, vor fi obligate să emită facturi electronice pentru tranzacțiile cu alte firme sau PFA-uri (B2B) începând cu 1 ianuarie 2024. Aceasta include:
-
- Companiile mari și mijlocii: Toate firmele care furnizează bunuri sau servicii către alte firme.
-
- PFA-urile: Persoanele fizice autorizate care au tranzacții cu alte firme sau PFA-uri.
De asemenea, toate tranzacțiile B2G (Business-to-Government), adică cele realizate cu instituții publice, sunt și ele reglementate de sistemul e-Factura.
Excepții:
Tranzacțiile B2C (Business-to-Consumer), adică facturile emise către persoane fizice, nu necesită utilizarea sistemului e-Factura până la 1 ianuarie 2025, dar firmele pot opta pentru utilizarea acestui sistem și în aceste cazuri, dacă doresc să beneficieze de eficiența și rapiditatea procesului.
Cum te înregistrezi în sistemul e-Factura?
Procesul de înregistrare în sistemul e-Factura este simplu și se realizează online, prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV) de pe site-ul ANAF. Pașii principali sunt:
-
- Depunerea formularului 084: Acest formular trebuie completat și trimis electronic prin SPV pentru a te înregistra în sistem.
-
- Activarea serviciului e-Factura: Odată ce formularul este aprobat, vei primi acces la funcționalitățile e-Factura, ceea ce îți va permite să emiți și să primești facturi electronice în format XML.
-
- Verificarea înregistrării: După ce ai primit confirmarea înregistrării, vei putea să transmiți și să primești facturi prin sistemul e-Factura.
Această procedură este obligatorie pentru toate companiile și PFA-urile care vor continua să facă tranzacții B2B începând cu 2024.
Cum trimiți facturile în SPV?
Începând cu 1 ianuarie 2024, toate facturile B2B emise în România trebuie să fie transmise prin sistemul e-Factura. Acest lucru implică:
-
- Facturile trebuie emise în format XML, un standard internațional pentru facturarea electronică, care asigură uniformitatea și verificarea automată a datelor.
-
- Facturile trebuie transmise către ANAF prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV), unde vor fi validate și stocate.
- Doar facturile transmise și validate prin e-Factura vor putea fi înregistrate în contabilitate și utilizate pentru deducerea TVA-ului sau a altor cheltuieli.
Știm că adaptarea la noile reglementări fiscale poate fi o provocare, însă EasyBill este aici să te ajute. Iată și câteva dintre beneficiile pe care le ai cu EasyBill:
Ce se întâmplă dacă nu folosești e-Factura?
Facturile care nu sunt transmise prin sistemul e-Factura nu vor mai putea fi folosite în contabilitate și nu vei putea deduce TVA-ul sau alte cheltuieli. În plus, nerespectarea obligației de transmitere a facturilor prin e-Factura poate duce la sancțiuni (detaliate mai jos).
Cum stornezi o factură în sistemul e-Factura?
Stornarea unei facturi emise prin e-Factura necesită o procedură specială. Odată ce o factură a fost emisă și trimisă destinatarului, aceasta nu poate fi pur și simplu returnată sau anulată. Dacă există erori sau obiecții din partea destinatarului, următorii pași trebuie urmați:
-
- Destinatarul notifică emitentul: Destinatarul facturii comunică emitentului obiecțiile prin intermediul SPV.
-
- Emiterea unei facturi storno: Emitentul trebuie să creeze o factură storno care corectează sau anulează factura inițială.
-
- Transmiterea facturii storno prin e-Factura: Această factură storno trebuie transmisă și ea prin SPV, fiind validată de ANAF.
Facturile care au fost stornate în mod corect vor fi recunoscute și ajustate în sistemul de contabilitate, conform regulilor fiscale.
Ce sancțiuni sunt prevăzute pentru nerespectarea regulilor e-Factura?
De la 1 iulie 2024, nerespectarea obligațiilor de transmitere a facturilor prin e-Factura va fi sancționată. Iată câteva dintre amenzile aplicabile:
-
- Între 1.000 și 2.500 lei pentru contribuabili mici și PFA-uri.
-
- Între 2.500 și 5.000 lei pentru contribuabili mijlocii.
-
- Între 5.000 și 10.000 lei pentru contribuabili mari.
În plus, pentru facturile care nu sunt transmise prin e-Factura și totuși sunt înregistrate în contabilitate, amenda va fi echivalentă cu valoarea TVA-ului înscris pe factură.
Unde poți găsi mai multe informații despre e-Factura?
Pentru a înțelege mai bine sistemul e-Factura și modul în care acesta funcționează, poți accesa următoarele resurse oficiale:
-
- Website-ul ANAF: Aici vei găsi detalii despre procedurile de înregistrare, transmiterea facturilor și răspunsuri la întrebări frecvente despre e-Factura.
-
- Ghiduri fiscale de la Ministerul Finanțelor: Acestea includ informații tehnice despre utilizarea sistemului și normele legale de conformitate.
-
- Consultanți fiscali: Dacă ai nevoie de ajutor suplimentar în implementarea e-Factura, un consultant fiscal te poate ghida prin toate etapele și cerințele legale.
Asigură-te că te pregătești din timp pentru această schimbare, urmând pașii necesari pentru a adopta sistemul și pentru a rămâne în conformitate cu legislația fiscală.
Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock